1 – UVOD

Ovi principi primene su sastavljeni u skladu sa pravilima međunarodnih organizacija za akreditaciju i međunarodnih regulatornih tela koja su implementirane u primenu svih operativnih aktivnosti QA TECHNIC. QA TECHNIC funkcioniše u saglasnosti sa pravilima akreditacionih organizacija, smernicama međunarodnih regulatornih tela i standardima sertifikacije.

2 – PREDMET I PODRUČJE PRIMENE

QA TECHNIC QA TECHNIC INTERNATIONAL TECHNICAL INSPECTION CERTIFICATION SURVEY GmbH je nazavisno telo koje vrši audit i sertifikaciju kompanija u skladu sa predmetom i područjem u okviru srodnih standarda i propisa koji deluju u oblasti sistema menadžmenta. Osim toga, QA TECHNIC QA TECHNIC obezbeđuje obuke koje su otvorene za opšte učešće i sertifikuje uspešne polaznika iste.

3 – POVERLJIVOST

QA TECHNIC je odgovoran za čuvanje tajnih dokumenata o kojima svedoči interno i eksterno osoblje. Stoga, sporazumi o tajnosti bivaju potpisani od strane svog internog i eksternog osoblja, i uzajamno ga primenjuju ga sve organizacije potpisnice.

Uporedo sa navedenim, obaveze koje proističu iz sporazuma se recipročno primenjuju. Štampani primerci auditorskih izveštaja se čuvaju u prostorijama za čiji nadzor je odgovorno privatno osoblje. Elektronski primerci su uskladišteni na privatnom serveru QA TECHNIC i ne mogu se iznositi van kancalarije.

U slučaju zahteva za dostavljanje informacija trećim stranama, zahtevi se obrađuju u skladu sa važećim zakonima i pratećim podzakonskim aktima. Nijedna informacija neće biti dostavljena trećoj strani bez dozvole dobavljača sa kojima QA TECHNIC ima uspostavljenu saradnju.

4 – ORGANIZACIJA

Ukoliko se ispostavi zahtev, QA TECHNIC će dostaviti organizacionu šemu, uloge i odgovornosti, kao i sistem izveštavanja naše organizacije.

5 – OPŠTA PRAVILA

Svaki subjekat koji želi da bude sertifikovan od strane QA TECHNIC, kao i da održava tu sertifikaciju treba prethodno da ispuni određene uslove:

5.1 Subjekat koji aplicira za sertifikaciju mora da posluje u skladu sa pravilima koja su navedena u smernicama, a koje su u vezi sa primenjenim standardima, procedurama i uslovima navedenim u nastavku.

5.2 Subjekat koji aplicira za sertifikaciju mora da obezbedi sve potrebne informacije QA TECHNIC kako mogla da realizuje plan audita.

5.3 U slučaju da QA TECHNIC zaključi da subjekat koji aplicira ne ispunjava uslove za sticanje prava na sertifikaciju, ona će nalaz o ustanovljenim činjenicama dostaviti datom subjektu.

5.4 Kada subjekat koji aplicira za sertifikaciju dokaže da su ispunjeni uslovi kroz realizaciju korektivnih/preventivnih aktivnosti (ukoliko se te aktivnosti ne mogu potvrditi kao dokumentovane) u određenom vremenskom periodu, QA TECHNIC će realizovati ponovljeni plan audita koji će fakturisati kao zasebnu uslugu.

5.5 Ukoliko subjekat koji aplicira za sertifikaciju ne može da ispuni zahteve u pogledu korektivnih/preventivnih aktivnosti u određenom vremenskom intervalu, QA TECHNIC će možda morati da organizuje novi početni audit i da shodno tome naplati punu cenu relizacije subjektu koji aplicira za sertifikaciju.

5.6 Utvrđivanje usaglašenosti subjekta aplikacije utvrđuje se na lokaciji audita, a predmet i područje (scope) subjekta aplikacije će biti upisan nakon utvrđivanja na kraju audita.

5.7 Troškovi se plaćaju u vremenskim intervalima koji su utvrđeni u zaključenom ugovoru o sertifikaciji. Sertifikati se ne objavljuju niti dostavljaju dok se ne izvrši plaćanje za početnu, nadzorne sertifikacije i resertifikaciju. U slučaju da se troškovi za nadzorne sertifikacije ne plate, aktuelni sertifikati se suspenduju ili opozivaju.

5.8 Subjekat koji aplicira za sertifikaciju treba da omogući realizaciju nadzornih audita od strane QA TECHNIC u skladu sa vremenskim okvirom koji je određen u zaključenom ugovoru o sertifikaciji.

5.9 U slučaju bilo kakve situacije koja rezultuje suspenzijom ili otkazivanja akreditacije u vezi sa sertifikatima uređenim u okviru naše akreditacije, sertifikat se može na zahtev sertifikovanog subjekta preneti na drugo sertifikaciono telo koje je akreditovano od strane akreditacionog tela koje je potpisalo sporazum o međusobnom priznavanju u okviru IAF-a. U slučaju da je naša akreditacija otkazana ili suspendovana iz bilo kog razloga; sertifikovanom subjektu neće biti vraćena (refundirana) sredstva. Subjekat neće moći da traži finansijsku nadoknadu od QA TECHNIC na osnovu razloga kao što su

gubitak poslovnog prestiža, finansijski gubitak u poslovanju, itd.

5.10 Naš klijent koji je stekao pravo na sertifikaciju, ima odgovornost da postupa u skladu sa zahtevima „korišćenja logoa, marke i brenda“ koji su objavljeni na našem sajtu. To znači sledeće:

  1. Da poštuje uslove QA TECHNIC kada objavljuje svoj sertifikacioni status preko sredstava komuniciranja i medija kao što su: internet, dokmenta, brošure, javno oglašavanje u štampanim i elektronskim medijima, na društvenim mrežama i u okviru drugih javno dostupnih publikacija.
  2. Da ne daje ili da namerno plasira bilo kakavu obmanjujuću izjavu u vezi sa statusom njene sertifikacije.
  3. Da ne upotrebljava sertifikacioni dokument ili bilo koji njegov deo na način koji može zainteresovanu javnost dovesti u zabludu, kao ni da zabranjuje upotrebu istog.
  4. Da u slučaju opoziva sertifikata, u skladu sa direktivama QA TECHNIC-a prekine sa distribucijom svih reklamnih materijala, dokumenata i aktivnosti koje se odnose na sertifikaciju.
  5. Da u slučaju promene predmeta i područja (scope) sertifikacije, pristupi izmeni svih reklamnih materijala u skladu sa navdenim.
  6. Da onemogući upotrebu logoa, marke i brenda ukoliko dođe do suspenizije opoziva sertifikata i time spreči nezakonito korišćenje i navođenje na pogrešan zaključak da je QA TECHNIC sertifikovao neki proizvod (uključujuči i uslugu) ili proces.
  7. Da preventivno deluje i spreči širenje netačnih navoda, podataka i informacija koje mogu da izazovu stvaranje netačnog utiska u pogledu granica predmeta i područja primene (scope) sertifikacije, kao i adresa koje nisu deo istih.

5.11 Pojedinci koji žele da stupe u kontakt sa QA TECHNIC biće usmereni na na povezana lica u slučaju da pošalju e-mail na adresu e-pošte certification@qatechnic.rs

6 – PRIJAVA ZA SERTIFIKACIJU

Usluge koje pruža naša kompanija su opisane na našem sajtu. Obrasci za prijavu kreirani su u skladu sa ovim uslugama i dostupni su na našem sajtu. Nakon dostavljanja popunjenog obrasca naša kompanija izvršiće evaluaciji adekvatnosti istog. U slučaju da dostavljeni obrazac bude evaluiran kao neadekvatan, podnilac će biti obavešten o tome, kao i o neophodosti dosatavljanja dodatih informacija radi dopune istog i nove evaluacije. U slučaju da dostavljeni obrazac bude evaluiran kao adekvatan, pristupiće se narednoj fazi, tj. fazi u kojoj se kreira predlog ponude usluge sertifikacije.

Predlog ponude obuhvata okvir (podeljen po fazama) koji sadrži: elemente usluge, količinu, godinu realizacije, cenu. Okvir sadrži dodatne napomene koje pomoću kojih se jasno ilustruje način na osnovu kojeg je ponuda kreirana, način na koji će biti realizovana, kao i tehničke pojedinosti koje se odnose na plaćanje usluge. Nakon kreiranja, predlog ponude se dostavlja podnosiocu odobrenog obrasca.

U slučaju da podnosilac odobrenog obrasca zahteva popust na cene koje su naznačene u predlogu ponude, takav zahtev će biti prosleđen generalnom direktoru koji će na isti odgovoriti. Obrazac za prijavu mora biti potpisan od strane zakonskog predstavnika podnosioca i dostavljen QA TECHNIC-u zajedno sa pratećom dokumentacijom. QA TECHNIC će po prijemu navedenog, odrediti i dodeliti odgovarajuće stručno osoblje koje će biti odgovorno za projekat. Auditori će realizovati audite u skladu sa procedurama QA TECHNIC.

U fazi potpisivanja ugovora, potrebno je QA TECHNIC-u sledeće dokumente:

  • Organizacionu šemu i poslovnik,
  • Izjavu o primenjivosti (SoA),
  • Istorijat i spisak usluga,
  • Ime i prezime dirketora,
  • Ime i prezime lica odgovornog za standarde,
  • Rešenje iz APR-a.

7 – AUDIT

Sertifikacione provere sistema menadžmenta se sprovode u dve faze. Cilj učinka audita u fazi 1; ponovna verifikacija predmeta i područja subjekta sertifikacije, tokova procesa, evaluacija lokacija i uslova specifičnih za lokaciju, prikupljanje potrebnih informacija prema predmetu i području, procesima, lokacijama u vezi sa usaglašenosti, zakonskim uslovima i propisima regulatornih organa, ispitivanje definicija u vezi sa podstrukturom i uslovima procesa, ocenjivanje da li su interni audit i preispitivanja od strane rukovodstva subjekta sertifikacije planirani i sprovedeni na efikasan način ili ne, kao i da li je   primene sistema menadžmenta dovoljan za pokretanje faze 2 audita subjekta sertifikacije ili ne. Cilj u ovoj fazi podrazumeva i kontrolu efektivnosti datog sistema menadžmenta, kontrolu kompetntnosti auditora koji će sprovesti audit subjekta sertifikacije u pogledu usaglašenosti predmeta i područja subjekta sertifikacije, proveru uspostavljenog sistema menadžmenta subjekta sertifikacije u pogledu usaglašnosti sa standardima. Takođe, auditom u ovoj fazi se vrši provera izvora neophodnih za realizaciju Faze 2 o čijim pojedinostima se diskutuje sa subjektom sertifikacije. Time se omogućava fokus na planiranje Faze 2, kao i to da se subjektu sertifikacije obezbeđuje dovoljno razumevanje procesa i sistema menadžmenta koji će biti predmet provere u okviru audita navedene faze.

Period između Faze 1 i Faze 2 audita se određuje u skladu sa iskazanim zahtevima subjekta sertifikacije, ali ne može biti duži od 6 meseci.

Rezultati audita Faze 1 mogu prouzrokovati odlaganje ili otkazivanje audita Faze 2.

U slučaju nasupanja bilo kakve promene koja može uticati na sistem menadžmenta QA TECHNIC će izvršiti evaluaciju situacije i u skladu sa istom razmotriti ponavljanje bilo kog dela audita Faze 1, a ukoliko je neophodnu i ponavljanje Faze 1 u celosti.

Trajanje audita; ono se definiše pri utvrđivanju predmeta i područja usluge, odnosno pri specificiranju uslova koji moraju da se ispune za audit relevantnog standarda. O trajanju audita se sa korisnikom usluga komunicira i putem obrazaca za odobravanje audita.

8 – SERTIFIKACIJA, NADZORNI I NENAJAVLJENI AUDIT

SERTIFIKACIJA: Izveštaje primljene od vodećeg auditora kontroliše Menadžer za sertifikaciju i kao rezultat evaluacije vrši parafiranje istog čime potvrđuje kompetentnost istog. Nakon toga, Menadžer za sertifikaciju predstavlja parafirani izveštaj Komisiji za sertifikaciju. Komisija za sertifikaciju diskutuje o izveštaju audita i aneksima istog koji pripradaju relevatnom subjektu sertifikacije. U okviru diskusije izveštaj, aneksi i eventualne zatvorene neusaglašenosti se detaljno istražuju.

Kao rezultat diskusije i provere koje je obavila komisija za sertifikaciju, donosi se odluka o tome da li će relevatnom subjektu sertifikacija biti garantovana ili ne, tj. da li će se sertifikacija nastaviti ili ne. Komisija za sertifikaciju ne donosi odluku o sertifikaciji, sve dok ne utvrdi da su otkrivene veće i manje neusaglašenosti na odgovarajući način otklonjene. Subjekat, stiče pravo na sertifikaciju ili nastavak korišćenja postojeće sertifikacije, u slučaju da Komisija za sertifikaciju donese pozitivnu odluku.

NADZORNI AUDIT: Nadzorni auditi su ispitivanja sistema menadžmenta sertifikovanog subjekta koji se vrše najmanje jednom godišnje od datuma izdavanja sertifikata. Nadzorni auditi mogu da pokriju deo ili užu celinu sistema menadžmenta subjekta sertifikacije. Nadzorni auditi obavezu da pokriju celokupnu proveru sistema menadžmenta.

Nadzorni audit treba da obuhvati najmanje jednu od navedenih stavki:

  1. Interni audit i preispitivanje od strane rukovodstva,
  2. Proveru izvršenih aktivnosti u vezi sa neusaglašenostima identifikovanim u prethodnom auditu,
  3. Postupanje po žalbama,
  4. Efikasnost sistema u pogledu korisničkih potreba i projektovanih rezultata relevantnih sistema menadžmenta,
  5. Razvoj planiranih aktivnosti usmeren na kontinuirano poboljšanje,
  6. Kontinuirana operativna kontrola,
  7. Pregled svih izmena u sistemu i,
  8. Sve vrste upućivanja na korišćenje žiga i/ili sertifikaciju.

Nadzorni auditi se ne mogu razdvojiti na Fazu 1 i Fazu 2. Samo u Fazi 2 je moguće realizovati nadzorni audit. Broj nadzornih audita se može povećati u zavisnosti od odluka komisije za sertifikaciju, primljenih žalbi od strane potrošača/korisnika, vrsta otkrivenih neusaglašenosti otkrivenih u prethodnim auditima ili na osnovu predloga sadržanih u audit izveštajima.

Privredni subjekt (subjekt sertifikacije) je odgovorno za sprovođenje aktivnosti najmanje jednom godišnje, a u skladu sa odlukama i merama na kojima počiva preispitivanje sistema od strane najvišeg rukovodstva; uz primenu klauzula referentnog standarda preporučenih nakon izvršenog internog audita. Sve navedene aktivnosti se dokumentuju i čuvaju kao dokaz o rezultatima preispitivanja od strane rukovodstva. Dokumentovane informacije se dostavljaju audit timu prilikom narednih nadzornih audita.

9 – RESERTIFIKACIJA

Ugovori o sertifikaciji sistema menadžmenta važe na period od 3 godine. Tri meseca pre novog audita, prirpema se predlog za novi period u trajanju od 3 godine. Da bi ponovna sertifikacija (resertifikacija) bila moguća, subjekt sertifikacije mora da izvrši audit, zatvori (otkloni) neusaglašenosti, dostavi izveštaj QA TECHNIC, pre isteka roka od 3 godine.

Ukoliko se audit o ponovnoj sertifikaciji (resertifikaciji) ne izvrši ili su verifikovane (proverene) ispravke i korektivne mere (aktivnosti), pre isteka roka od 3 godine, a u vezi sa bilo kojom većom neusaglašenošću; ponovnu sertifikaciju nije moguće izvršiti, a validnost sertifikata ne se može prihvatiti.

Ukoliko po okončanju resertifikacije, a 6 meseci od datuma isteka sertifikata, subjekat sertifikacije ne može da ispuni uslove koji su potrebni za dobijanje novog sertifikata, sprovodi se drugi audit koji se naplaćuje subjektu sertifikacije.

10 – PRODUŽETAK/SKRAĆENJE PREDMETA I PODRUČJA PRIMENE

Ukoliko je zahtevan produžetak sertifikata, u slučaju dodavanja novog proizvoda/procesa/lokacije na kojoj se realizuje delatnost subjekta sertifikacije od istog će se zahtevati da popuni odgovarajući prijavni formular (obrazac).

Audit se sprovodi u skladu sa klauzulom 5.6.4. audita i sertifikacije u traženoj oblasti, isključujući druge oblasti. Cena produžetka sertifikacije sa izmenjenim predmetom i područjem primene priprema se u zavisnosti od programa audita.

U slučaju bilo kakvih izmena u vezi sa smanjenjem prozvodnog asortimana u okviru proizvodne delatnosti subjekta sertifikacije, predmet i područje primene navedena na originalnom sertifikatu, biće izmenjen. Pri dobijanju ovakve informacije, vrše se pregled predmeta i područja primene; koja se zatim menja kroz sprovođenje audita.

Audit je uspešno sproveden, ukoliko ukazuje (označava) na trenutno stanje aktivnosti u skladu sa predmetom i područjem primene. Sertifikati se preuređuju, a stari se vraćaju QA TECHNIC.

11 – IZMENE

Ukoliko subjekt sertifikacije zahteva da izvrši bilo kakvu izmenu na proizvodu/procesu/aktivnostima ili sistemu menadžmenta koja može da utiče na relevantne standarde, subjekt sertfikacije obaveštava QA TECHNIC. Ako je neophodno, QA TECHNIC verifikuje ove izmene dodatnim auditom. Kada QA TECHNIC otkrije bilo kakvu nepravilnost, sertifikat može biti poništen. Subjekt sertifikacije ima obavezu da nas obavesti o svim izmenama i dopunama koje se mogu videti u nastavku;

  1. Pravna, komercijalna ili statusna imovina,
  2. Izmene rukovodećeg osoblja, donosilaca odluka i tehničkog osoblja organizacije ili menadžmenta,
  3. Adresa i važna polja,
  4. Predmeta i područja primene procesa koji se odvijaju u okviru sertifikovanih sistema menadžmenta,
  5. Izmene zakonske regulative sektora,
  6. U slučaju povlačenja proizvoda, subjekt sertifikacije će obavestiti menadžment QA TECHNIC o statusu i detaljima situacije,
  7. Isti uslovi su primenljivi u slučaju bilo kakvih izmena uslova akreditacije.

12 – OGLAŠAVANJE KOJE REALIZUJE NOSILAC SERTIFIKATA

Nosilac sertifikata ima pravo da koristi sve vrste reklamnih materijal kako bi naznačio da su njegovi proizvodi, usluge i ekološke performanse prošli audit. Pored toga, u osnovnom reklamnom materijalu može koristiti oznaku povezanu sa predmetom i područjem primene sertifikata koji je obezbeđen u sertifikatu. Nosilac sertifikata ne može da koristi ovu oznaku na svojim proizvodima i pakovanjima.

Takođe, nosilac sertifikata mora da obezbedi  da je u reklamama i obaveštenjima napravljena razlika između sertifikovanih i nesertifikovanih proizvoda/procesa i usluga. Nosilac sertifikata neće učestvovati u bilo kakvim aktivnostima koje bi ubedile njihove potrošače/korisnike da proizvod/proces ili aktivnosti nisu sertifikovani. Pored toga, objavljivanje sertifikata ne znači da su proizvod, proces ili usluga odobreni od strane upravnog odbora nacionalnog akreditacionog tela.

13 – ZLOUPOTREBA SERTIFIKATA

QA TECHNIC preduzima sve vrste odgovarajućih mera predostrožnosti za kontrolu upotrebe sertifikata koji su već objavljeni. U slučaju da je predmet i područje sertifikata netačno ili da dođe do zloupotrebe brenda sertifikata u okviru oglašavanja, QA TECHNIC može preduzeti odgovarajuće radnje za suspenziju ili poništenje sertifikata, pravne radnje ili najavu kršenja.

14 – SUSPENZIJA SERTIFIKATA

Sertifikat se može  suspenovati na osnovu razloga navedenih u tabeli, na period ne duži od 6 meseci, odlukom sertifikacionog tela.

RAZLOZIRADNJE KOJE SE PREDUZIMAJU
Dobrovoljni zahtev za privremenu suspenziju sertifikovanog privrednog subjekta.Sertifikat se suspenduje i primenjuje se klauzula 14.1-14.2. Da bi se otklonila suspenzija, sprovodi se novi audit. 
Organizacija kontinuirano ne ispunjava zahtevane uslove sertifikovanog sistema menadžmenta, uključujući i uslove u vezi sa efektivnosti sistema menadžmenta.Sertifikat se suspenduje i primenjuje se klauzula 14.1-14.2. Da bi se otklonila suspenzija, sprovodi se novi audit i procenjuje se usklađenost sa sistemom menadžmenta. Ocenjuje se klauzula 5.1.2.
Sertifikovana organizacija ne dozvoljava sprovođenje nadzornih audita ili resertifikaciju onoliko često koliko je zahtevno.Sertifikat se suspenduje i primenjuje se klauzula 14.1-14.2. Postupak suspenzije sertifikata teče bez prekida sve dok se ne dozvoli sprovođenje audita. Postupak suspenzijе se otklanja sprovođenjem novog audita.
Identifikacija (otkrivanje) kritične neusaglašenosti tokom sprovođenja audita (za audit standarda ISO 22000).Sertifikat se suspenduje i primenjuje se klauzula 14.1-14.2. Da bi se otklonila suspenzija, sprovodi se novi audit.  Ocenjuje se klauzula 14.3.

U slučajevima navedenim u nastavku, QA TECHNIC može suspendovati sertifikate kako bi izvršila detaljniju procenu.

RAZLOZIRADNJE KOJE SE PREDUZIMAJU
U slučaju bilo kakvog zvaničnog postupka vezanog za bezbednost proizvoda ili licence.Proces suspenzije teče bez prekida sve dok privredni subjekt ne dokaže i ne saopšti  QA TECHNIC-u da ne postoje nepravilnosti vezane za proizvod i pravni proces. Primenjuju se klauzule 14.1-14.2.
U slučaju povlačenja proizvoda.Zahteva se izveštaj o situaciji i obavlja se procena lokacije. Tokom odvijanja ovog procesa, na snazi je suspenzija. Primenjuju se klauzule 14.1-14.2.
U slučaju da privredni subjekat pretrpi veliki gubitak imovine (lokacije), kao rezultat incidenata kao što su prirodne katastrofe ili požar.Sertifikat je suspendovan dok se ne izvrši audit na lokaciji privrednog subjekta, jer situacija izaziva poteškoće u pogledu funkcionalnosti trenutnog sistema. Odluka se donosi na osnovu rezultata audita. Primenjuju se klauzule 14.1-14.2.
U slučaju otklanjanja većih neusaglašenosti uočenih tokom audita, u definisanom roku.Privredni subjekat bi mogao biti suspendovan, ukoliko neusaglašenosti ne budu otklonjenje u roku od 3 meseca. Primenjuju se klauzule 14.1-14.2. Međutim, suspenzija bi mogla biti poništena ispitivanjem dokaza, ukoliko u prethodnom auditu od kompanije nije bio zahtevan naknadni audit.
U slučaju da privredni subjekat prekrši ugovorne obaveze u određenoj meri koja ne zahteva poništavanje sertifikata.Privredni subjekat je suspendovan dok se ne dokaže da su ispunjeni uslovi ugovora i da se primenjuju klauzule 14.1-14.2.
U slučaju otkrivanja kršenja sankcija propisanih zakonom, koje se primenjuju nezavisno od relevantnog standarda vezanog za proizvod/uslugu i predmet i područje primene sertifikata.Sertifikat se suspenduje dok se ne ostvari usklađenost sa zakonom i primenjuju se klauzule 14.1-14.2. Nakon dostavljanja izveštaja o usklađenosti sa zakonom, poništava se status suspenzije.
Nemogućnost isporuke proizvoda/usluge na zahtev privrednog subjekta usled štrajka, blokade, reorganizacije, prirodnih katastrofa, nedostatka sirovina, neuspele nabavke i bilo kakvih izmena na adresi lokacije i sličnih razloga.Sertifikat je suspendovan sve dok QA TECHNIC ne povuče zahtev za suspenziju. Primenjuju se klauzule 14.1-14.2.
Kršenje pravila sertifikacije.U zavisnosti od prekršenih pravila, variraju preuzete radnje.
Zloupotreba sertifikata, izveštaja o sertifikaciji i logoa.Status suspenzije teče dok se ne dokaže da se sertifikat, izveštaj o sertifikaciji i logo koriste na odgovarajući način (da nisu zloupotrebljeni). Primenjuju se klauzule 14.1-14.2. Nakon objektivne procene dokaza i procene lokacije, odlukom člana komisije se poništava status suspenzije.
Odbijanje plaćanja naknade za sertifikat ili audit.U slučaju da nije primljena nijedna uplata nakon izvršenog audita, sertifikat neće biti poslat od strane računovodstva (sertifikacionog tela). Ako se ni u narednih mesec dana ne izvrši uplata, primenjuje se proces suspenzije. Primenjuju se klauzule 14.1-14.2.
U slučaju kašnjenja na datum prvog audita dve nedelje ili duže, bez razloga.Suspenzija teče sve dok se ne izvrši audit. Primenjuju se klauzule 14.1-14.2.

14.1 Posledice suspenzije;

  • Sertifikat je privremeno nevažeći.
  • Privredni subjekat ne može iskoristiti prava stečena sertifikatom.
  • Privredni subjekat bi trebalo da odbije da objavi svoj status sertifikacije.
  • Sertifikat se ne može navoditi na promotivnom materijalu i aktivnostima.
  • Status suspenzije se objavljuje javno. / Status suspenzije je informacija dostupna javnosti.
  • QA TECHNIC može preduzeti sve mere predostrožnosti koje se smatraju odgovarajućim prema ugovoru.

14.2 Predmet i područje primene, trajanje i vrsta audita, koji se sprovodi zbog uklanjanja statusa suspenzije (prekidanja postupka suspenzije), određuje se u zavisnosti od obrazloženja za suspenziju sertifikata.

Status suspenzije privrednog subjekta, čija je usaglašenost potvrđena na kraju audita, se uklanja. Ukoliko obrazloženja za suspenziju nisu uklonjena, sertifikat se poništava.

U slučaju neuspeha (greške, problema) pri rešavanju problema u određenom periodu dolazi do povlačenja sertifikata ili smanjenja (promene)  predmeta i područja primene sertifikata.

14.3 U slučaju bilo kakvog ponavljajućeg  ili trajnog neispunjavanja uslova nekog dela predmeta i područja primene, QA TECHNIC smanjuje predmet i područje primene sertifikata privrednog subjekta, izostavljajući deo čiji uslovi nisu ispunjeni. Međutim, isti uslovi nisu primenjivi za sertifikaciju standarda ISO 22000. Svaki problem koji se uoči u bilo kojoj fazi projektovanja, pripremnih radnji za proizvodnju i proizvodnje proizvoda, zahteva preispitivanja svih uslova sertifikacije i dovodi do suspenzije ili poništavanja sertifikata.

15 – PONIŠTAVANJE SERTIFIKATA

Odluka o poništenju sertifikacije, donosi se za slučajeve navedene u nastavku:

RAZLOZIRADNJE KOJE SE PREDUZIMAJU
U slučaju da privredni subjekat ne dozvoli sprovođenje audita do isteka utvrđenog perioda suspenzije.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
U slučaju neuklanjanja neusaglašenosti u predviđenom roku, na realizovanim aktivnostima (audit, pregled i provera dokumenata i sl.) otklanjanje statusa suspenzije.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
Stečaj ili prestanak delatnosti obavljanja delatnosti privrednog subjekta koji je naveden u okviru sertifikata.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
Upotreba sertifikata za vrste delatnosti, grupe ili pojedinačne proizvode i usluge koje nisu navedene u okviru sertifikata za dati sistem menadžmenta.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
Dostavljanje nepotpunih informacija i pogrešnih iskaza od strane privrednog subjekta tokom audita.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
Obmanjivanje javnosti i pogrešna primena sertifikata.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
U slučaju da finansijske stavke za usluge koju realizuje QA TECHNIC, ne budu plaćene u roku od 6 meseci od datuma izdavanja fakture.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
U slučaju otkrivanja da je sistem mendžmenta privrednog subjekta izgubio usaglašenost na auditima sprovedenim u periodu važenja sertifikacije.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
U slučaju da privredni subjekat ne prihvati uslove suspenzije.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
U slučaju da privredni subjekat ne ukloni prigovore koji su doveli do suspenzije u roku od 6 meseci.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
U slučaju da privredni subjekat ne da saglasnost za sprovođenje naknadnog audita na kraju perioda suspenzije.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
Odsustvo privrednog subjekta na adresi lokacije navedenoj na sertifikatu.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
Izmena oblika pravnog lica privrednog subjekta.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
U slučaju da privredni subjekat falsifikuje sertifikat i njegove priloge.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
Da iz bilo kog razloga, ako privredni subjekat ima zahtev za odlaganje datuma nadzornog audita koji je obavestila QA TECHNIC, bez navođenja bilo kakvog tačnog datuma ili bilo kakvog zahteva za otkazivanje nadzornog audita ili ukoliko privredni subjekat odbije nadzorni audit.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.
U slučaju pismenog obaveštenja QA TECHNIC, u kom privredni subjekat navodi netačne ili zakonom suprotne razloge na kojima traži izmenu podataka na sertifikatu.Sertifikat se poništava i primenjuje se klauzula 15.1.

Za slučajeve navedene u nastavku, QA TECHNIC ponovo sprovodi audit kako bi doneo ispravnu odluku na osnovu datog audita, koja kao takva predstavlja osnov za poništavanje:

  • U slučaju bilo kakvog zvaničnog akta u vezi sa bezbednošću proizvoda ili licencama.
  • U slučaju opoziva proizvoda.
  • U slučaju da privredni subjekat pretrpi veliki gubitak lokacije, kao rezultat incidenata kao što su prirodne katastrofe ili požar.
  • U slučaju bilo kakve promene vlasnika kompanije.

15.1 Izlazne vrednosti procesa suspenzije/poništavanja

  • Sertifikat je nevažeći (u slučaju bilo kakvog zahteva za ispunjavanje odgovarajućih uslova i za nastavak sertifikacije; podleže procesu sertifikacije ispočetka),
  • Privredni subjekat ne može da koristi prava koja pripadaju sertifikatu,
  • Privredni subjekat treba da odbije da izjavi svoj status sertifikacije,
  • Nakon poništenja sertifikata, privredni subjekat mora da ukloni logo sertifikacije, brend i izjavu iz svih vrsta korespondencije i promotivnog materijala u roku od 1 meseca,
  • Status povlačenja se objavljuje javnosti. / Status povlačenja je informacija dostupna javnosti,
  • QA TECHNIC bi mogao da preduzme sve druge mere predostrožnosti koje smatra odgovarajućim u okviru ugovora.

U suprotnom, QA TECHNIC će:

  • Sa činjeničnim stanjem upoznati akreditaciona telima i druga sertifikaciona tela,
  • Objaviti u raznim sredstvima javnog i medijskog informisanja kako bi obznanila da dati privredni subjekat na koji se objava odnosi nezakonito koristi sertifikat čime krši ugovorom preuzete obaveze;
  • Primeniti sudske postupke radi nadoknade materijalnog gubitka i nematerijalne štete iz ovog razloga.

QA TECHNIC neće biti odgovoran za vraćanje naplaćene naknade za audit. QA TECHNIC objavljuje povlačenje sertifikata. Upotreba sertifikata i logoa od strane privrednog subjekta nakon procesa povlačenja je greška, opoziv ovog sertifikata i logoa je intelektualna svojina nosioca žiga i kao takva podleže zakonima.

16 – NAKNADE

Naknade će biti detaljno opisane u predlogu koji se dostavlja organizaciji koja podnosi prijavu. Svi troškovi će biti pravovremeno predočeni, a povećanje troškova u toku sertifikacije će se odražavati na predlog. Ova vrsta povećanja će biti pismeno dostavljena klijentu.

U skladu sa preuzetim obavezama, privredni subjekat je u obavezi da plati troškove prve godine procesa sertifikacije, bez obzira na posledice. Prijava će biti odbijena, ukoliko troškovi prve od tri godine procesa sertifikacije nisu plaćeni u roku od 30 dana. Troškovi vezani za dodatke nisu obuhvaćeni izvornim predlogom, fakturišu se neplanirane posete, dodatni audit u cilju verifikacije sposobnosti održavanja sistema menadžmenta u praksi. Obračunavaju se svi troškovi audita i nadzora, isključujući troškove prevoza i smeštaja (osim ako nije drugačije navedeno u predlogu). Kada je neophodno, ovi troškovi (prevoz, hrana itd.) biće fakturisani kao dodatak. Svi troškovi se oporezuju prema poreskoj stopi države u kojoj se privredni subjekat (klijent) registrovan.

17 – PRIJAVE I ŽALBE

Privredni subjekat (klijent) ima pravo žalbe na audit tim, datum audita, plan audita, odluke o neusaglašenostima koje je doneo audit tim i odluke potvrđene od strane sertifikacione komisije (sertifikacionog tela). Ove žalbe se ocenjuju u skladu sa postupkom za upravljanje prigovorima i žalbama na našem sajtu.

Što se tiče privrednog subjekta koji se prijavio za sertifikaciju; u slučaju bilo kakvog neslaganja sa planom audita, datumom audita privrednog subjekta i dodeljenih auditora itd., Menadžer za sertifikaciju pronalazi rešenje za neslaganje između dve strane, ponovnim obrađivanjem ovog pitanja, uzimajući u obzir zahteve klijenta (privrednog subjekta koji se prijavio za sertifikaciju).  U slučaju zahteva za izmenu dodeljenih auditora, očekuje se da ovaj zahtev bude dostavljen u pismenoj formi. Izmena se realizuje nakon izvršene procene o relevantnosti i opravdanosti ovog zahteva.

Što se tiče žalbi na odluke sertifikacione komisije (tela) koje su podnete kao rezultat audita; kada su dostavljene QA TECHNIC, generalni direktor dostavlja predmet žalbe Komisiji za prigovore i žalbe. Imena i biografije članova komisije se dostavljaju zainteresovanoj strani radi potvrde. Privredni subjekat ima pravo na žalbu Komisiji za prigovore i žalbe uz navođenje opravdanih razloga za žalbu.

Komisija donosi odluku u roku od 15 dana od dana dostavljanja žalbe QA TECHNIC. Odluka Komisije za prigovore i žalbe QA TECHNIC se sastavlja i dostavlja u pismenoj formi organizaciji/pojedincu i predstavniku podnosioca žalbe.

18 – ŽALBE

QA TECHNIC evidentira sve vrste žalbi dobijenih putem mejla na sajtu, usmeno ili pismeno. Sve vrste žalbi povezane sa aktivnostima QA TECHNIC, razmatraju se najkasnije u roku od jedne sedmice u skladu sa odgovarajućim procedurama i ukoliko je neophodna bilo koja korektivna radnja, ona se pokreće i zainteresovane strane se obaveštavaju u roku od 15 dana.

Načela nezavisnosti, nepristrasnosti i poverljivosti se zasnivaju na proceni prigovora od strane Komisije za prigovore i žalbe.

Informacije koje su povezane sa subjektom sertifikacije, a dobijene iz drugih izvora (na primer: podnosilac žalbe ili regulatorni organi), procenjuju se na poverljiv način.

U slučaju da se žalba odnosi na proizvod ili uslugu sertifikovane organizacije, žalba se odmah dostavlja organizaciji i od nje se zahteva pristupi predzimanju korektivnih radnji u okviru procedure za otklanjanje problema koji su predmet žalbe i to, najkasnije za 15 dana.

Rezultati procene se dostavljaju podnosiocu žalbe u skladu sa principima poverljivosti. Žalbe podnete od strane korisnika usluga QA TECHNIC vidi kao priliku za preispitivanje sopstvenog poslovanja.

Sve organizacije sertifikovane od strane QA TECHNIC mogu ukazati na evidenciju podnetih žalbi i pripadajućih pritužbe od strane potrošača/korisnika  i korektivno-preventivne aktivnosti pokrenute u skladu sa istim.

QA TECHNIC će uzeti u obzir ovu evidenciju žalbi prilikom realizacije nadzornih audita.

Ukoliko podnosilac žalbe nije zadovoljan procesom rešavanja žalbe od strane QA TECHNIC, podnosilac žalbe će uputiti svoju žalbu zainteresovanom akreditacionom telu.

Žalbe koje nisu okončane u dokumentovanom vremenskom intervalu će biti predstavljenje višem rukovodstvu QA TECHNIC koje će obezbediti da žalba dobije odgovarajući prioritet. Neusaglašenosti koje nisu otklonjene u dogovorenom vremenskom intervalu, biće predstavljene akreditacionom telu.

19 – UPRAVLJANJE SERTIFIKOVANOM ORGANIZACIJOM

Sve odgovornosti i obaveze vezano za sertifikovanu organizaciju pripadaju QA TECHNIC. Sertifikovane organizacije ili one čija je sertifikacija poništena ili otkazana mogu se na zahtev javno objaviti.

20 – POSETA AKREDITACIONIH TELA

Ukoliko akreditaciono telo zahteva prisustvovanje auditu u vašoj organizaciji, to će biti realizovano potvrdom vas kao organizacije u kojoj se vrši audit. U slučaju da se u vašoj organizaciji audit sprovodi uz prisustvo akreditacionog tela, ono će se pridržavati principa poverljivosti.

Akreditaciona tela imaju pravo da sprovode nenajavljen audit na lokaciji. Akreditaciona tela sprovode ovaj audit kako bi ocenile rad QA TECHNIC. Shodno tome one, ne vrše audit vas kao organizacije koja je predmet audita, već QA TECHNIC koja vas audituje.

Tokom ovih poseta, ukoliko se otkrije bilo kakva kritična situacija vezana za vašu organizaciju; to će vam biti saopšteno i vaša organizacija će preduzeti odgovarajuće mere u skladu sa sopstvenim procedurama.

Primeri ovakvih sledee u nastavku:

  • Ukoliko dođe do promene adrese organizacije a QA TEHCNIC nije o tome obavešten, već primeti ovu promenu na licu mesta, organizacija se suspenduje dok se ne sprovede audit za promenu adrese.
  • U slučaju da se organizacija zvanično zatvori, a ne pruža nikakve informacije u pogledu datog stanja, njeni sertifikati se poništavaju.
  • Ukoliko je organizacija započela sa vršenjem aktivnosti mimo onih navedenih na sertifikatu organizacije (na primer: organizacija ima pravo na porizvodnju stakla, ali nastavlja da koristi sertifikat i onda kad je proizvodnja stakla zaustavljena i/ili prekinuta), a relevantne informacije o tome nisu objavljene, sertifikat organizacije se suspenduje dok se ne sprovede audit predmeta i područja primene.
  • U slučaju da se tokom audita otkrije da usklađenost sa odredbama standarda predstavlja ozbiljan rizik, planira se novi audit; kako bi se proverilo da li je organizacija preduzela radnje u skladu sa nalazima prethodnog audita.
  • U slučaju da akreditaciono telo ili bilo koja treća strana otkrije zloupotrebu sertifikata ili logoa, od organizacije se zahteva korektivna radnja.

21 – UPAVLJANJE IZMENAMA

QA TECHNIC saopštava izmene dokumenata koji se odnose na nacionalne i međunaordne organizacije, nacionalne zakone, propise i standarde, tela za akreditaciju, njihovu dokumentaciju i unutrašnje poslove u pisanoj posredstvom veb sajta. Globalni predstavnici se obaveštavaju putem mejla i obezbzeđuju da i njihovi klijenti budu obavešteni.

QA TECHNIC kroz svoje procedure obezbeđuje da svi obavezni sporazumi budu ispunjeni u roku od 3 meseca po donošenju odluke o izmeni pravila, kao i datum od kada iste važe. Realizovane izmene se kontrolišu tokom nadzornih audita. U slučaju da se tražene izmene ne sprovedu, dolazi do suspenzije sertifikatakako je navedeno u postupku za sertifikaciju.

Izmene (adresa, predmet i područje primene, naziv, proces, ključni kadrovi, itd) koje izvrše naši klijenti, biće saopšteni QA TECHNIC najkasnije u roku od 2 sedmice, a ukoliko je neophodno; te izmene će biti verifikovane dodatnim auditom.

22 – OPOZIV PROIZVODA

U slučaju povlačenja proizvoda, sertifikovana organizacija će obavestiti menadžment QA TECHNIC o stanju situacije i njenim detaljima.

23 – USKLAĐIVANJE SA ETIČKIM KODEKSOM

Cilj QA TECHNIC jeste da realizuje svoje poslovanje uz ispoljavanje najvišeg mogućeg etičkog nivoa i ostvarivanje pravnih standarda. QA TECHNIC ugovornom obavezom obavezuje svoje sa zaposlene, auditore i tehničke eksperte da se pridržavaju svih odrednica sadržanih u Etičkom kodeksu QA TECHNIC.

QA TECHNIC u svim svojim aktivnostima poštuje i prati put Politike nepristrasnosti. Prijave za usluge su dostupne svim zaintersovanim strankama. Nijedna stranka (klijent) ili grupa nema privilegije prilikom pružanja usluga. QA TECHNIC ograničava svoje uslove, procene, audite, odluke i nadzor (ukoliko je nadzor u pitanju) sa pitanjima (pravilima) koji su u vezi sa predmetom i područjem primene sertifikata.

24 – ZLOUPOTREBA ILI NEPRAVILNA PRIMENA SERTIFIKATA

Ukoliko organizacije koje su stekle pravo korišćenja sertifikata posegnu za nepravilnim postupanem u pogledu područja predmeta primene sertifikata ili drugih informacija predviđenih u svrhu promotivnih aktivnosti, biće preduzete odgovarajuće mere prema datoj organizaciji.

Kada se utvrdi nepravilno postupanje u pogledu upotrebe, tj. korišćenja sertifikata; data organizacija se obaveštava pismenim putem. Ukoliko je potrebno, menadžment sertifikacije procenjuje dato pitanje sa pravnim ekspertima. Ukoliko data organizacija odbije da izvrši potrebne izmene koje su predložene, sprovodi se suspenzija, povlačenje sertifikata i zakonske radnje; u skladu sa procedurom i upustvom sertifikacije.

U slučaju korišćenja sertifikata ili logoa bez potpisanog ugovora ili tokom/nakon raskida ugovora iz bilo kog razloga, protiv organizacije će se sprovesti zakonske radnje zbog materijalnog gubitka QA TECHNIC i obmanjujućih izjava date organizacije (klijenta).

Zakonske radnje se sprovode kada se utvrdi zloupotreba sertifikata. Odluka koju donosi komisija za sertifikaciju dostavlja se menadžmentu sertifikacije kako bi se obavestile sve povezane organizacije.

Evidenciju zloupotrebe i nepravilne primene sertifikata vodi menadžment sertifikacije, a korektivne i preventivne aktivnosti se sprovode onda kada je to potrebno.

U slučaju da korektivne aktivnosti ne budu realizovane u predviđenom roku, QA TECHNIC kreće u realiizaciju sledećih aktivnosti:

  • Obaveštava se povezano akreditaciono telo;
  • Javno se povlači već izdat sertifikat;
  • Sprovode se potrebne radnje za pokretanje zakonske prakse. Za podnošenje zahteva za novčanu i nematerijalnu naknadu, primenjuju se iznosi u skladu sa zakonima i propisima koji nisu manji od naknade za samu sertifikaciju.

25 – OBAVEŠTENJE O PREDMETIMA BEZBEDNOSTI i ZDRAVLJA NA RADU

Naši klijenti koji dobiju uslugu audita i sertifikacije OHSMS 45001, dužni su da obaveste našu organizaciju o sledećim slučajevima:

  • Smrtni slučajevi, ozbiljne povrede, oboljenja na radu koje se dešavaju u organizaciji;
  • Nalazi pripadaju organizaciji,u skladu sa OHSMS,koje je otkrilo treće lice u vreme nadzora ili resertifikacije.